(Hoy tengo el placer de presentar al primer escritor invitado. Es un orgullo contar con la pluma de Javier Begil, CIO de Pierre Fabre Ibérica, profesional con amplia experiencia en el liderazgo del Depto. Organización y Sistemas y frecuente expositor en eventos nacionales e internacionales. Este es su artículo «Los otros KPIs».)

Las  vacaciones de verano (que es cuando escribo esto) son una buena oportunidad para  recapacitar acerca de situaciones (a veces ridículas) sobre las cuales en el trascurso de la actividad diaria no sería fácil pensar.

Aquí estoy, delante de mi portátil después de un magnífico día de playa, tratando de especular acerca de algo que he venido en llamar de manera informal “los otros KPIs”.

Según Wikipedia, los KPI (Key Performance Indicators) miden el nivel del desempeño de un  proceso. Esto nos lleva a plantear la primera gran pregunta. ¿Cuántas compañías conocemos  que dispongan de un proceso escrito y establecido que en consecuencia  es medible, auditable y comparable con un objetivo definido previamente? La respuesta es clara y contundente: hay muy pocas.  Esta es la cruda realidad de nuestro tejido empresarial: la existencia de estos procedimientos es prácticamente inexistente salvo en las multinacionales (y no en todas).

Bien, permítanme presentarles estos nuevos KPIs que yo he decidido  bautizar como  Key Pain Indicators, de ahora en adelante KPI 2.0.

Definamos KPIs 2.0 como “indicadores que miden las ineficiencias de una empresa sin que ésta sea usualmente consciente de dichas ineficiencias ni de los costes asociados que estas comportan”.

A medida que aumenta la actividad los departamentos y sus colaboradores trabajan cada día más. Pero también aumentan los litigios entre ellos (tus ventas y las mías son diferentes, no me cuadra el saldo que me das, el contrato no está supervisado, la factura no la tengo, llevo dos días  buscando la normativa sobre viajes, etc.). En  conclusión todos trabajan mucho, escriben más emails, hacen más hojas de cálculo que posteriormente distribuyen a través de correo electrónico, hacen más impresiones de papel, más copias, etc., son más eficaces… pero menos eficientes.

Si nuestra organización tiene estos síntomas debemos empezar a reaccionar.

Aquí van dos de los KPI’s 2.0 más dolorosos (existen más).

KPI 2.0 número 1: El Excel, ¿un enemigo de las organizaciones?: pídale a su administrador de sistemas el número de hojas de Excel abiertas, creadas, actualizadas en el trascurso de los dos últimos años en toda su organización, cuéntelas, divídalas entre el número de empleados que tienen acceso a la hoja de cálculo, si la media por empleado es superior a 50, su organización corre el riesgo de estar gestionada con un sistema de información paralelo llamado Excel. ¡Cuidado! , el crecimiento puede estar hipotecado: a medida que aumenta la actividad de su empresa se deben mejorar los sistemas  y en menor medida aumentar las personas. No caiga en este error, por cierto muy habitual.

KPI 2.0 número 2: El uso del  papel en la organización es inversamente proporcional a la eficiencia de los procesos que lo sustentan.  Calcule el total de copias e impresiones, incluyendo imágenes escaneadas, realizadas en un año en su empresa, sin incluir los documentos relativos a clientes y proveedores. Llamémosle T1.

En un total aparte calcule la cantidad de los documentos de clientes y proveedores (facturas, albaranes, etc.). Llamémosle T2.

Compare T1 con T2.  Si T1 es alrededor de diez veces mayor que T2, existe un claro problema de estructuración de flujos o procesos, por lo que se deberían revisar los mismos.

Me despido con un chiste que me contó un amigo acerca de un leñador contratado para eliminar los árboles de un camino por el cual se iba a construir una nueva carretera. Cortó más de 20 árboles al día. El problema es que los cortó del lado equivocado del camino. Fue muy eficaz pero muy poco eficiente.

Hasta la próxima, me vuelvo a la playa…